Нарушения правил ведения переписки по электронной почте делового характера

15.05.2017

Многие компании проводят среди пользователей Интернета социологический опрос. У респондентов выясняли, какие нарушения деловой переписки по электронной почте считают самыми неприятными. Ответы распределились следующим образом:

  1. Переадресация глупой или пошлой шутки
  2. Подробный рассказ о личной ошибке
  3. Написание всего текста сообщения прописными буквами
  4. Распространение сплетен и слухов
  5. Обсуждение вопросов интимного или личного характера
  6. Высказывание критических замечаний в адрес другого сотрудника
  7. Жалобы на работу или на собственного начальника
  8. Применение электронной почты с целью избежать трудного разговора с глазу на глаз
  9. Подробное обсуждение собственных или чужих болезней, или проблем со здоровьем
  10. Споры с друзьями или родственниками

Также эти компании дали несколько советов.

Конфиденциальность

Информацию, которая не предназначена для посторонних глаз, носящую конфиденциальный или строго служебный характер, например, контракты, бизнес-планы, сведения о заработной плате и объемах продаж, рекомендуется направлять «черепашьей» почтой или традиционными каналами связи. Если доступ к локальной компьютерной сети закодирован, то любое сообщение может быть перехвачено и прочитано посторонним лицом или злоумышленником (специально или непреднамеренно).

Терпение

Важно проявлять терпение и понимание по отношению к технофобам. Некоторым людям очень трудно дается овладение новейшими средствами коммуникаций, они не доверяют электронной почте, а иногда и боятся ее. С такими сотрудниками разумнее общаться по телефону или письменно. Если есть время и достаточно терпения, т можно предложить им свою помощь в освоении новых технических средств связи.

Отпуск и выходные

Не следует оставлять без ответа электронные письма, доставленные во время отпуска или в выходные дни. Многие локальные сети еще на подступах к ним оборудованы автоматической системой оповещения отправителей о том, когда сотрудник будет на месте и к кому следует обратиться в случае отсутствия.

Уход с работы

Если сотрудник заканчивает исполнять свои служебные обязанности (увольнение или отправление в отпуск или командировку), то важно проверить свою электронную почту, переслать всю необходимую корреспонденцию преемнику. Обязательно нужно сообщить знакомым и коллегам новый электронный адрес.

Порнография

Во многих областях бизнеса пересылка порнографии посредством электронной почты служит основанием для увольнения работника. Если по заголовку или по адресу электронного письма есть веские основания заподозрить его порнографическое содержание, то можно обратиться в службу технической поддержки и компьютерного обеспечения с просьбой вскрыть это послание.


Написать комментарий