Автоматизация документооборота: свойства и возможности

26.05.2015

Автоматизация документооборота: свойства и возможности

Автоматизация документооборота на сегодняшний день считается неотъемлемой частью построения функциональной и эффективной системы работы любого предприятия. Непосредственными пользователями этой системы являются любые структурные подразделения компании, как ее рядовые специалисты, так и руководящий состав. Затраты на ее внедрение совершенно несопоставимы с выгодами, которые получаются в результате, ведь главными ее принципами становятся максимальное повышение оперативности ведение любой работы, а также рост конкурентоспособности на рынке, что, безусловно, не может ни сказаться на общей прибыльности. Современная автоматизация документооборота – это достаточно гибкая, легко настраиваемая и простая в освоении система, и возможности ее столь велики и разнообразны, что они заслуживают отдельного, подробнейшего обсуждения.

Свойства автоматизации документооборота

С внедрением автоматизации документооборота можно повсеместно рассчитывать на обеспечение слаженного функционирования всех подразделений организации, и оперативность получения любой информации на всех уровнях при этом колоссально растет. Любые операции с документами становятся куда эффективнее, и они упрощаются по своей сути, в результате чего сокращается время создания, работы с документами и их поиск, что непосредственно сказывается на производительности труда. При этом появляется возможность регулировать права доступа специалистов к разного рода информации, что полностью удовлетворяет как производственные нужды, так и политику информационной безопасности предприятия.

Возможности внедрения автоматизации документооборота

Эффективность и результативность любого внедренческого процесса, безусловно, определяется не только его перспективами для компании, но, и затратами на него всех типов. К ним, конечно же, относятся сроки разработки и освоения системы, а также финансовые затраты на эти процедуры, удобство их этапирования для нормального жизненного цикла работы. Следует отметить, что сроки внедрения зависят от массы факторов, и основные из них это: класс системы, масштабность, способность к настройке. Главными же этапами можно назвать начальное обследование структурных особенностей, определение главных бизнес-процессов, подлежащих автоматизации документооборота, их потоков и схем движения документации, описание документальной номенклатуры, работа над классификаторами и справочниками, написание инструкций, адаптирование систем, отталкивающееся от полученной на предыдущих этапах информации, внедрение и настройка ПО, подробная кастомизация процедур и интерфейса с учетом специфики, обучение персонала.

Скачать CRM демо


Комментарий от: Михаил

Опубликован: 30.07.2015 в 02:55

Сейчас электронный документооборот является обязательной частью любого бизнес процесса. Главная проблема конечно состоит во внедрении современного продукта и преодоление стереотипов сотрудников. Но все вполне решаемо, могу сказать на своем примере — внедрили продукт от http://www.docsvision.com/, результаты — повышение производительности, возможность качественного анализа работы сотрудников и конечно снижение затрат.

Написать комментарий