12 качеств, которыми должен обладать хороший секретарь — референт

01.02.2015

Лицом любой компании является секретарь. Именно по его работе клиенты судят о статусе организации. Поэтому секретарь-референт должен придерживаться делового стиля, быть вежливым и организованным. Его обязанности разнообразны, но существует определенный набор качеств, которые превращают обычного сотрудника в незаменимого.

Профессиональный имидж секретаря

Секретарь-референт должен иметь строгий и ухоженный вид. Нужно отдать предпочтение деловому стилю одежды. Не стоит надевать яркие и броские вещи, основной принцип – умеренность. Макияж должен быть естественным, волосы следует аккуратно уложить. Опрятность – не менее важное качество для секретаря, чем профессиональные навыки.

Умение грамотно писать и говорить

Работа секретаря-референта подразумевает общение с людьми, поэтому важно быть доброжелательным, коммуникабельным и соблюдать культуру общения. В любой ситуации стоит помнить о деликатности и тактичности. После деловой беседы у клиента должно остаться ощущение, что его просьба услышана, и любая проблема будет решена.

Секретарю-референту приходится вести не только личные разговоры, но и общаться с помощью электронной почты. Поэтому важно уметь грамотно писать, чтобы у клиентов, заказчиков или поставщиков складывалось правильное мнение о компании.

Хорошая память

Секретарь в процессе работы общается с большим количеством людей. Чтобы не попасть в неловкую ситуацию, полезно тренировать зрительную память. Это касается и документов. Хорошая память помогает секретарю-референту быстро находить ответ на любые сложные вопросы, которые требуют срочного решения.

Работа с документами

Специфика работы подразумевает различные операции с документами, поэтому нужно правильно распределять собственное внимание, оперировать с техникой и помнить все нюансы. Необходимо уметь концентрироваться на одной задаче, не упуская из виду все остальные текущие дела.

Секретарь должен знать и соблюдать правила документооборота, по первому требованию руководства и коллег предоставлять им нужную бумагу.

Самоорганизованность

Помимо профессиональных навыков секретарь должен обладать высоким уровнем самоорганизации, ведь именно он несет ответственность за организационное обслуживание компании. Нужно следить за своевременной подготовкой документов, совещаний, планерок и других мероприятий.

Оперативность

Зачастую ситуация на работе меняется очень быстро, поэтому секретарь-референт должен реагировать один из первых: параллельно выполнять несколько задач, готовить документацию и вести переговоры.

Инициативность

Секретарь не должен бояться принимать решения, которые находятся в его компетенции. Иногда просто нет времени, чтобы получить указания руководителя. Поэтому инициативность – важное качество, которое шеф оценит.

Активность полезно проявлять и в других сферах: предложить руководителю кофе, проветрить его кабинет, полить цветы. Можно навести порядок в архиве, немного облагородить кабинет: повесить новый календарь, заменить подставки для канцтоваров.

Умение хранить тайны

Секретарь-референт имеет доступ ко всей информации и документации, поэтому необходимо обладать умением хранить коммерческие тайны. Нужно тактично уходить от бесед, которые могут нанести ущерб компании.

Пунктуальность

Сотрудник должен не только вовремя приходить на работу, но и своевременно готовить документы, ничего не забывать и всегда информировать руководителя о важных моментах.

Профессионализм

Секретарь-референт должен хорошо выполнять свои прямые обязанности: работать за компьютером, пользоваться оргтехникой, знать правила заполнения документации, стенографировать, обладать правильной речью и грамотно писать.

Ответственность

Все задачи, поставленные руководителем, секретарь должен выполнять качественно и в указанные сроки. За их несоблюдение, неправильно хранение документов и некомпетентность в общении с людьми работник несет ответственность.

Осведомленность

Секретарь-референт – «правая рука» шефа, поэтому неосведомленность является непростительной оплошностью. Он должен хорошо владеть информацией, быть в курсе всех событий и хорошо разбираться в деятельности предприятия.

Поиском работы для секретарей подобного класса уже несколько лет занимается элитное кадровое агентство «Love-Шанс»


Написать комментарий